THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp công nghệ thời đại 4.0 được áp dụng 2018 do BTC quy định .Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?. Các doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chậm nhất tháng 1/11/2020.

1. Đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định, NĐ số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, được ban hành đã đánh dấu thêm bước phát triển mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin.  Và lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ, hết hạn 01/11/2020.

(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32). 

1.1 Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 8 thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên. Hướng dẫn cách thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1: Quý khách truy cập vào công thông tin điện tử của tổng cục thuế: http://gdt.gov.vn/wps/portal

Lưu ý: Quý khách hàng phải xác định được Doanh nghiệp của mình ở khu vực nào để truy cập vào websie chính xác. 

• Hà nội: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
• TP.HCM: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

Hoàng Hân là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật, là mộ trong những đơn vị được Bộ Tài Chính cấp phép, quý khách hàng goi ngay 0376.079.079 để được nhân viên tư vấn báo giá hóa đơn điện tự

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn đăng ký mẫu số 01, theo phụ lục Nghị Định 119/2018. 

Bước 3: Trong khoản thời gian 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh, . 

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua công thông tin điện tử( qua địa chỉ email doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế).

Sau khi có được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, các bạn sẽ tiến hành làm hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, theo hướng dẫn bên dưới nhé.

1.2 Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
• Hóa đơn mẫu
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn mẫu: Là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thỏa thuận thiết kế. Quý khách có thể xem thêm: Nhà cung cấp hóa đơn điện tử Hoàng Hân cung cấp mẫu hóa đơn miễn phí.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Quý khách hàng làm trên phần mềm HTKK hóa đơn rồi xuất file XML

Lưu ý: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

• Doanh nghiệp phải có chữ ký số
• Máy tính đã cài phần  mềm HTKK mới nhất( HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hỗ trợ cho người nộp thuế qua mạng, đây là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế do tổng cục thuế phát hành miễn phí.)
• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: Quý khách hàng scan đính kém vào file word để nộp qua cổng mạng.

Lưu ý: Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn: 

• Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành phải ghi đúng với thông tin đăng ký thuế
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, không bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính  kèm.
• Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Vd: ngày gửi thông báo phát hành là ngày 19/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 21/9/2019( không được ghi ngay bắt đầu sử dụng là ngày 20/9/2029 hoặc ngày 18/9/2019)
• Ghi thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

a) Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

• Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế
• Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định

b) Hóa đơn mẫu

• Hóa đơn mẫu phải có đầu đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
• Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế.

Lưu ý: Kể từ thời điểm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được thông báo phát hành, quý khách hàng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

Quý khách hàng gọi ngay hotline: 0376.079.079 để được nhân viên tư vấn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất.

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hay còn gọi là thủ tục chuyển sang hóa đơn điện tử, quý công ty thực hiện quá trình khai báo để phát hành hóa đơn điện tử. 

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử GTGT doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuê quản lý trực tiếp. TTT xin giới thiệu đến quý khách hàng thủ tục thông báo hóa đơn điện tử qua mạng. 

Theo khoản 3, điều 1 thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh  thực hiện. 

Trường hợp khi nhân được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, thì trong thời gian 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết, thực hiện điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn mới. 

– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC ( ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015). 

Nội dung ghi trên thông báo phát hành hóa đơn gồm: 

Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).

Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),

Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

– Hoá đơn mẫu (do nhà cung cấp hóa đơn điện tử và đơn vị thỏa thuận thiết kế): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

– Quyết định sử dụng hóa đơn cơ quan thuế. 

3.1 Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện từ và nộp hóa đơn mẫu qua mạng như sau: 

Lưu ý chuẩn bị: 

Chữ ký số (Token)

• Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)
• Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN -> đính kèm vào file Word.

Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK: 

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> “Hóa đơn” -> “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành:
• Sau khi đã nhập xong bạn chọn: “Kết xuất XML” để có file chuẩn bị nộp qua mạng

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng: 

• Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn 
• Tiếp đó, Đăng nhập MST của DN.
• Tiếp đó -> “Tài khoản” -> “Đăng ký thêm tờ khai”:
• Tiếp đó: Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tiếp tục
• Sau khi đã đăng ký xong -> Tiếp đó các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn:  Vào mục “Nộp tờ khai” -> Tải lên -> Giống như việc các bạn nộp Tờ khai thuế GTGT thôi nhé

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu qua mạng

 Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:

Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai các bạn vào mục “Tra cứu”  -> TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn: 

Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:

Tiếp đó các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp là xong nhé.

Chú ý: 

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, để sử dụng nhé.

Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon kiểm tra xem tình trang đã được sử dụng hay chưa.

+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)

+ Nếu chưa có kết quả thì bạn xem lại thông báo từ cơ quan thuế để thực hiện lại điều chỉnh thông báo bị thiếu.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần. 

Sau 2-3 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Đơn vị có thể tra cứu và kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp tại địa chỉ : http:tracuuhoadon.gdt.gov.vn 

3. Công ty hóa đơn điện tử Hoàng Hân

Hoàng Hân với hơn 19 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán – thuế. Công ty Hoàng Hân là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ kế toán và hóa đơn điện tử với sự chuyên nghiệp và trách nghiệp cao trong công việc, mang đến sự an tâm cho khách hàng.

Đội ngũ nhân sự Hoàng Hân có năng lực chuyên môn cao, nhạy bén trong việc cập nhật những thay đổi mới từ những nghị định, thông tư của cơ quan ban ngành. Từ đó hỗ trợ khách hàng xử lý tất cả mọi vấn đề liên quan đến kế toán và thuế, nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, Hoàng Hân còn là đại lý thuế trực tiếp với chi cục thuế tại tphcm. Chúng tôi sẽ giúp tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong mọi trường hợp, kể cả những vấn đề khó. Vì thế, nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ báo cáo thuế theo tháng, đừng ngần ngại liên hệ ngay Hoàng Hân để được hỗ trợ nhé.

3.1 Dịch vụ Hoàng Hân

• Nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ của doanh nghiệp phát sinh theo tháng, quý
• Tư vấn về tính hợp lí, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ, các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
• Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, quý.
• Lập báo cáo tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý (nếu có).
• Lập tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (tháng/quý) (nếu có).
• Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (nếu có).
• Hạch toán và ghi chép sổ sách kế toán báo cáo cơ quan thuế.
• Tư vấn chi phí tiền lương, BHXH theo quy định.
• Lập báo cáo tài chính năm và các báo cáo liên quan.
• Lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.
• Lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Giải đáp các thắc mắc về thuế và kế toán cho doanh nghiệp và các bộ phận liên quan để cùng phối hợp hoàn thành tốt công việc.
• Làm việc khi có yêu cầu của cơ quan thuế.
• Khắc dấu doanh nghiệp
• Hóa đơn điện tử
• ….

3.2 Cam kết dịch vụ

• Tư vấn, đề xuất giải pháp hoàn thiện báo cáo thuế chuyên nghiệp.
• Không phát sinh bất kỳ chi phí.
• Thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp, đúng quy định pháp luật.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan nhà nước.

Trên đây là những thông tin bài viết xoay quanh các vấn quy định về hóa đơn điện tử hi vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích và giá trị.