ĐỔI TÊN CÔNG TY

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, tên công ty phải đảm bảo điều kiện không trùng lặp với tên công ty khác trên phạm vi toàn quốc đồng thời tên công ty cần tránh tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được bảo hộ trong cùng lĩnh vực kinh doanh hoặc nhãn hiệu nổi tiếng. Tên công ty được gắn tại trụ sở, được in trên hóa đơn, giấy tờ, văn bản giao dịch của công ty với khách hàng. Tên công ty được công nhận và sử dụng từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, do việc thay đổi chủ sở hữu, tổ chức lại doanh nghiệp hay để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh mà công ty tiến hành thay đổi tên.

Các trường hợp thay đổi tên công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Thay đổi tên tiếng Việt;
• Thay đổi tên tiếng nước ngoài;
• Thay đổi tên viết tắt hoặc bổ sung tên viết tắt.

Thay đổi tên tiếng Việt công ty

• Thay đổi loại hình công ty từ TNHH sang cổ phần hoặc ngược lại sẽ phải thay đổi tên công ty và khắc lại con dấu (mộc) công ty. Tuy nhiên, khi công ty đang là công ty TNHHmột thành viên chuyển sang Công ty TNHH hai thành viên khi thay đổi thường không bị ảnh hưởng đến tên công ty, mà chỉ thay đổi loại hình công ty nên thường sẽ không ảnh hưởng đến tên công ty và không phải làm lại con dấu (mộc) của công ty.
• Khi công ty thay đổi tên riêng, thêm thành tố hoặc hậu tố trên tên công ty cũng phải thay đổi tên công ty và làm lại dấu (mộc) của công ty.

Thay đổi tên tiếng nước ngoài của công ty

• Dù doanh nghiệp không thay đổi tên Tiếng Việt nhưng xét thấy tên tiếng nước ngoài dịch chưa chính xác hoặc cần thay đổi phù hợp hơn với tên Tiếng Việt thì có thể thay đổi tên Tiếng nước ngoài của công ty. Việc thay đổi tên nước ngoài của công ty cần phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Việc thay đổi tên tiếng nước ngoài của công ty không đồng thời thay đổi tên Tiếng Việt của công ty thì không cần thực hiện thủ tục đổi dấu của công ty.

Thay đổi tên viết tắt của công ty

• Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên viết tắt của công ty do phục vụ các nhu cầu khác của công ty như trùng với nhãn hiệu, hoặc xây dựng nhận diện thương hiệu mới của doanh nghiệp,… thì có thể thay đổi riêng tên viết tắt của công ty. Nếu công ty có đăng ký tên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tên viết tắt khi thay đổi cần thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Cũng như thay đổi tên tiếng nước ngoài, khi công ty thay đổi tên viết tắt không đồng thời thay đổi tên Tiếng Việt của công ty thì không cần thực hiện thủ tục đổi lại con dấu của công ty.

Lựa chọn đặt tên mới cho công ty

• Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì tên doanh  nghiệp là tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm 02 thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có tên viêt tắt và tên bằng tiếng nước ngoài (được dịch từ tên tiếng việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh). Như vậy, khi thay đổi tên tiếng việt của doanh nghiệp thì tên viết tắt, tên bằng tiếng nước ngoài (nếu có) cũng cần thay đổi.
• Khi đặt tên mới, công ty cần lưu ý không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc (bao gồm cả tên nước ngoài và tên viết tắt). Đồng thời, doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp (trừ trường hợp được sự chấp thuận của chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đó).
• Như vậy, để đảm bảo khả năng chấp thuận tên mới, doanh nghiệp cần tra cứu tên doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, trước khi đăng ký, doanh nghiệp có thể tham khảo các nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã đăng ký và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu về nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý của cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp. Tuy nhiên, chỉ khi được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì tên doanh nghiệp mới được coi là không vi phạm.
• Để có thể đăng ký được tên công ty như mong muốn doanh nghiệp nên thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty để nâng cao tính phân biệt và có thể được chấp thuận tên như mong muốn.

Thủ tục thay đổi tên công ty

Bước 1: Tra cứu tên công ty dự định thay đổi

Quý khách hàng có thể gửi tên công ty mới muốn thay đổi để Hoàng Hân hỗ trợ tra cứu để có thể đăng ký tên như mong muốn.

Bước 2: Soạn hồ sơ thay đổi tên công ty

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nội dung Thông báo gồm: Tên hiện tại, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh(trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế); Tên dự kiến thay đổi; Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạnhai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
• Văn bản ủy quyền (trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho công ty Hoàng Hân thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty).

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty

• Khi thay đổi tên, doanh nghiệp gửi hồ sơ thay đổi tên công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
• Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu tên dự kiến của doanh nghiệp không trái với quy định về đặt tên doanh nghiệp.
• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, những thông tin thay đổi phải được thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc lại con dấu công ty

• Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp (tên Tiếng Việt), doanh nghiệp phải thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
• Hiện nay việc khắc con dấu mới do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, việc thay đổi con dấu nhằm đảm bảo thống nhất tên công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu giao dịch của công ty.

Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp theo tên mới

• Hoàn thiện hồ sơ nội bộ như: điều lệ, quy chế, nội quy lao động, quyết định bổ nhiệm chức danh
• Sửa lại hợp đồng lao động với người lao động;
• Hoàn thiện hồ sơ giấy tờ liên quan khác theo tên mới.

Bước 6: Thông báo tên thay đổi tới các cơ quan liên quan và đối tác

• Cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Ngân hàng doanh nghiệp mở tài khoản;
• Bạn hàng, đối tác liên quan,…

Bước 7: Đối với công ty có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Khi công ty thay đôi tên công ty mà làm thay đổi tên đã ghi nhận trên Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện công ty, địa điểm kinh doanh của công ty liên quan thì cũng cần thực hiện thủ tục thay đổi các loại Giấy chứng nhận liên quan này.

Bước 8: Đối với công ty có vốn nước ngoài, công ty có giấy phép kinh doanh có điều kiện

Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài có Giấy chứng nhận đầu tư

Khi thay đổi tên công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty cũng cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin dự án, thông tin tên công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Đối với công ty có giấy phép kinh doanh có điều kiện

Đối với các công ty có giấy phép con như: Vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữ cháy, an ninh trật tự, giấy phép bưu chính, giấy phép lữ hành, giấy phép vận tải, kinh doanh lưu trú, …..thì khi thay đổi tên công ty cũng phải thực hiện thủ tục thay đổi các giấy phép liên quan này.

Lưu ý sau khi thay đổi tên công ty

Do tên doanh nghiệp thể hiện trên con dấu, hóa đơn, giấy tờ của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thay đổi tên doanh nghiệp, công ty cần phải tiến hành các thủ tục sau:

• Làm lại biển treo tại trụ sở công ty;
• Gửi công văn lên cơ quan thuế về việc thay đổi tên công ty trên hóa đơn công ty: Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của doanh nghiệp.