THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của DN, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của DN và bảo vệ các lợi ích đó. VPĐD không có chức năng kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Luật doanh nghiệp 2020 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là văn phòng đại diện đầy đủ pháp lý của các thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thành lập, với mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mở rộng và phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

1.1 Các quy định về văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 3, điều 18, Luật Thương Mại năm 2005, văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.

Theo nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3: Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Vậy văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng đại diện của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.

Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp chính. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện.

1.2 Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được lập ra với 3 chức năng sau:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc, giao dịch với các đối tác.
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện cho công ty tại Việt Nam và thương nhân nước ngoài hoàn toàn khác nhau, các thủ tục thành lập văn phòng đại diện công nước nước ngoài thường phức tạp hơn. Sau đây Hoàng Hân xin chia sẻ đến bạn các điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho 2 loại hình doanh nghiệp này nhé.

2.1 Thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước

Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam đơn giản hơn nhiều so với thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Sau đây là những điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam như sau:

a) Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước

• Văn phòng đại diện công ty chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
• Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. 
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
• Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.

b) Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty gồm có:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
• 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).

c) Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
• Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, thông tin người đại diện pháp luật văn phòng đại diện….
• Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
• Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc nộp qua trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Thời gian xử lý hồ sơ và cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện: 03 ngày.

2.2 Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để có thể được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký và thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

a) Quy định thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam cần phải đáp ứng các nhu cầu sau:

• Một là: Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận.
• Hai là: Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Ba là: Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
• Bốn là: Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Năm là: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

b) Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cho công ty nước ngoài có nhiều giấy tờ phức tạp hơn thành lập văn phòng đại diện công ty trong nước, cụ thể:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại việt nam (theo mẫu quy định)
• Quyết định và biên bản họp của hội đồng quản trị / hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương). Bản sao này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• Nếu người đại diện là công dân Việt Nam cần có bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nếu người đại diện là công dân nước ngoài cần bản sao hộ chiếu.
• Các tài liệu cung cấp thông tin về trụ sở dự kiến như:

+ Bản sao tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài hợp pháp

+ Bản sao tài liệu chứng minh điều kiện an ninh trật tự, an toàn lao động của địa điểm đặt văn phòng

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

c) Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam 

Các bước thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Bước 1: Thương nhân chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như đã nêu ở trên.

Bước 2: Soạn thảo và hộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký

• Thương nhân nước ngoài tiến hành soạn thảo và gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp, qua đường bưu điện, công văn hành chính, mạng điện tử.

Bước 3: Cơ quan đăng ký thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau thành lập của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
• Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có)
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện.
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện.
• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương và các cơ quan ban ngành khác tại địa chỉ đặt trụ sở.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày để đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu và cấp phép nhanh chóng cho công ty.

3. Dịch vụ thành lập văn phòng đại điện – Hoàng Hân

Với kinh nghiệm nhiều năm, Hoàng Hân là địa chỉ đáng tin cậy được nhiều tối tác, khách hàng “chọn mặt gửi vàng” trong việc thực hiện các thủ tục thành lập công ty, thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, thành lập chi nhánh…với thủ tục nhanh chóng, cam kết 100% thành công và đúng quy định pháp luật.

Ngoài việc tư vấn các vấn đề pháp lý, đội ngũ Hoàng Hân sẽ trực tiếp soạn thảo hồ sơ sơ, thủ tục và làm việc với các cơ quan nhà nước cho đến khi được cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho công ty.

Đến với Hoàng Hân, bạn sẽ được chúng tôi đồng hành và hỗ trợ trong mọi tình huống, giúp giảm thiểu mọi rủi ro, các công việc phát sinh để an tâm tập trung cho việc kinh doanh và nghiên cứu, phát triển thị trường cho doanh nghiệp. Vì thế, nếu có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài vui lòng liên hệ trực tiếp chúng tôi để được hỗ trợ.

3.1 Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty

• Tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đảm bảo đúng quy định, pháp lý.
• Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật.
• Thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

3.2 Cam kết dịch vụ

Là đơn vị trực tiếp làm việc với khách hàng và các cơ quan nhà nước, Hoàng Hân cam kết:

• Đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt, đúng tiến độ.
• Giá cả ổn định. Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào.
• Hỗ trợ trọn gói thủ tục, hồ sơ.
• Thời gian hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Đảm bảo đúng những quy định pháp luật.
• Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan.
• Đồng hành và hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh.

Trên đây là những thông tin bài viết về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, hi vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin hữu ích và giá trị cho bạn. 

Nếu bạn còn thắc mắc gì những vấn đề trên hay đang tìm kiếm một công ty dịch vụ thành lập công ty, văn phòng đại diện uy tín vui lòng liên hệ trực tiếp Hoàng Hân để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực kế toán, thuế doanh nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.